これさえ読めば安心!履歴書(応募書類)の封筒の書き方と郵送方法・マナー

封筒の書き方・郵送方法

履歴書の宛名の書き方や郵送方法で悩んでいませんか?

書類審査が第一選考になっている会社が多いため、就職活動生や転職中の人は履歴書を郵送する機会もあるかと思います。

応募書類は会社に対する重要なファーストアプローチとなりますので、この段階でマイナスイメージを与えたくはありませんよね。

このページでは、元キャリアアドバイザーの筆者が、履歴書(応募書類)の封筒の宛名の書き方と郵送方法について正しいマナーを解説します。

もし、履歴書(応募書類)の宛名の書き方郵送方法で悩んでいるなら、ぜひこのページを最後まで読んでいただきたいです。

そうすれば、応募書類に関しての正しいマナーを理解でき、内定獲得への第一歩を踏み出せるでしょう。

応募書類の封筒は白または茶、A4サイズを選ぼう

封筒と言ってもいろいろな種類があるけど、どれを選べばいいかな?

田中くん

以前はA4白封筒と言われていましたが、茶封筒でも問題ありません。

履歴書や応募種類を入れる封筒はA4サイズで郵送するのがふさわしいです。

そのため「A4サイズの白または茶封筒」で送付することが基本的なマナーとなっています。

色は白い封筒の方が紙質は丈夫なものが多いので安心感がありますね。

就職活動で使用する封筒は、一般的に白い封筒がマナーとなっていますが、茶封筒でも問題ありません。

ただ、破損や他の書類と紛れてしまうのが心配な人はA4の白封筒を選んでおけば問題ないでしょう。

履歴書(応募書類)の封筒に書く内容

封筒にはどんなことを書いていけば良いのかな?

田中くん

まずは表裏を理解しましょう。以下の画像を参考にしてください。

これらの記入事項を書く際にボールペンでは細いので、黒のサインペンで書くことをおすすめします。

油性ペンは裏にうつってしまうので避けてください。

字を書くのが得意ではない方も、できる限り誠実に丁寧に書けば問題ないです。

ここからは表面、裏面それぞれに記入する内容と注意点を見ていきましょう。

封筒の表面には宛先の住所などを書く

封筒の表面に記入する事項は、下記の通りです。

封筒の表面に記入する内容
  1. 会社の郵便番号
  2. 会社の住所
  3. 会社名と採用担当者名あるいは採用担当部署名
  4. 「履歴書在中」の記入

郵便番号記入欄がある封筒ならそこに書く、無いなら右上に

右上に郵便番号の記入欄があるけど、そのまま使っていいのかな?

田中くん

記入欄がある場合はそれを利用しましょう。ただ、欄を自分で作るのはNGです。

郵便番号記入欄がある封筒なら、そこに数字を書いていけば良いのですが、記入欄が無い封筒もあります。

その場合自分で記入欄を作るのではなく、右上に郵便番号をそのまま書きましょう。

会社の住所は縦書きで、建物名などは略さない

建物の名前は省略しない

封筒って縦書き?横書き?

田中くん

封筒は縦書きです。また、建物名なども略さず書きましょう。

封筒の右側に宛先である会社の住所を縦書きで書いていきます。

住所は、建物名を省略せずにすべて書きましょう。

誠意は字に表れるので、横着はせずに丁寧に書いていくことが大切です。

株式会社を(株)と省略するのはマナー違反

よく、株式会社を(株)って省略しているけど、それはOKなの?

田中くん

応募書類の送付時に省略するのはマナー違反です。

封筒の中央より少し右に会社名を書いていきましょう。

ここでよくある間違いが、株式会社を(株)と省略してしまうこと。

(株)などの略称を使うのは避け、「株式会社」と正式に記載しましょう。

宛名は少し大きめに書く、わからない場合は事前に確認を

宛名はどうすればいいかな?いろんなパターンがあって悩んじゃうよね

田中くん

以下に状況別の例を紹介しておきます。
  • 担当者名がわかる・・・○○部(○○課)○○様
  • 担当者名がわからない・・・○○部(○○課) 採用ご担当者様
  • 担当部署しかわからない・・・○○部(○○課)御中

会社名の次の行に宛名を担当部署から書いていきます。

わかりやすいように少し大きめの文字で書くのがポイントです。

採用担当者名が分かる場合は、その個人名の後に「様」をつけるのが適切です。

採用担当者名が分からない場合でも、「○○会社 採用ご担当者様」と記入すると良いでしょう。

もし、宛名がわからない場合は、事前に送付先に電話して確認すると確実ですね。

表面の左下に赤いペンで”履歴書在中”と書く

よ〜し、表面は全部書けたぞ〜!

田中くん

最後に、大事な項目を1つ書き忘れないようにしましょう。

表面の項目を全て書き終えたら、最後に表面の左下に赤いサインペン(ボールペン)で「履歴書在中」と書きましょう。

その後、定規を使って丁寧に文字を四角で囲みましょう。フリーハンドで書くと線がヨレヨレになってしまいます。

履歴書在中と書かれたスタンプが文房具店などで売っていますので、多くの書類を送付する予定の人などはスタンプを活用すると時短になります。

封筒の裏面には、自分の情報を書く

封筒の裏面に記入する事項は、下記の通りです。

封筒の裏面に記入する内容
  1. 自分の郵便番号・住所・名前
  2. 日付
  3. 封の上から”〆”マークを書く

自分の住所も建物名などを省略せずに書く

自分の住所も省略しちゃダメなのかな?

田中くん

宛先と同様に建物名などもしっかり書きましょう。

自分の住所は封筒の裏面の左下に縦書きで書きます。

自分の住所を書く際も、表面の宛先と同様に建物名などは省略せずに書きましょう。

日付は書かなくてもOKだが、書いておくのがベター

日付って絶対書かなきゃいけないの?

田中くん

省略も可能ですが、投函した日を証明する材料にもなるので、しっかりと書いておくのがベターです。

自分の名前を書いた上部に縦書きで投函日の日付を書きます。

日付は省略する場合も多いのですが、“きちんとこの日に投函した”という証明にもなるので、一手間加えて書いておきましょう。

封をしたら〆マークを忘れずに


〆マークってなんの意味があるの?

田中くん

途中で誰かに開封されていないか?という証になります。

口をのりでしっかりと貼り付けたら、フラップの上から〆マークを書きましょう。

これは、締めるという意味の「」と書きますが「✕」(バツ印)ではないので注意して下さいね。

書類を封筒に入れる時の注意点

応募種類の準備ができたら次は、封筒に入れる作業です。

封筒に書類を入れる際もいくつかルールがあるので、順番に見ていきましょう。

なお、応募書類は念のために一式コピーを取っておくと安心です。

書類を入れる順番にも注意しよう

まずは書類を入れる順番ですが、順にまとめると以下のようになります。

  1. 添え状(1番上)
  2. 履歴書
  3. 職務経歴書
  4. その他の書類
添え状、履歴書、職務経歴書の順番に重ねて封筒に入れます。

原則として会社に提出する書類はあまり折るべきではありませんが、A3やB4の用紙は大きすぎるので二つ折りにする必要があります。

市販の履歴書はすでに二つ折りの状態になっていますので、そこは気にする必要はありませんね。

注意
A4サイズになっている用紙をさらに二つ折りや三つ折りにするのは避けましょう。

応募書類は必ずクリアファイルに入れる

応募書類はホッチキスやクリップでまとめずに、透明のクリアファイルに入れてから封筒に入れましょう。

クリアファイルは郵送の途中に水に濡れてしまったり折れてしまったりすることを防ぎます。

もし、履歴書が折れたり汚れていたりすると、印象が悪くなってしまいますよね。

採用担当者としても、書類の整理がしやすくなるので好印象です。

こういう所で差が出始めるんだね。

田中くん

なお、封筒の口はセロハンテープやホッチキスなどでとめず、必ずノリでとめるようにしましょう。

応募書類は窓口から郵送するのが安心!

応募書類の郵送方法はポスト投函でいいのかな?

田中くん

大事な書類なので、窓口で郵送するのがオススメです。

履歴書などの応募書類を郵送する場合でも、普通郵便で問題ありません。

しかし、自分で切手を貼ってポスト投函をすると、後ほど料金不足で差し戻されて応募締め切りに間に合わなかったということが起こりかねません。

心配な方は、郵便局から発送すると安心です。

A4サイズの郵便物は定形外郵便の扱いになり、重量によって値段が変わってくるので窓口で重さを測ってもらうのが確実ですね。

また、その際にいつごろ到着するのか聞いておくと、より安心できます。

まとめ

この記事のまとめ

  • 封筒はA4サイズの白か茶色
  • 応募書類はクリアファイルに「添え状」「履歴書」「職務経歴書」「その他」の順番で入れる
  • 表面には宛先の「郵便番号」「住所」「担当者名または部署名」と「履歴書在中」を書く
  • 裏面には自分の「郵便番号」「住所」「名前」と「日付」を書く
  • 封の上から「〆」を書く
  • できれば郵便局の窓口から郵送する
思ったよりもルールが多くて大変だね。見落とさないようにしなきゃ。

田中くん

初めて会社に応募書類を提出するときは、ハラハラドキドキしますよね。

実際、私も始めて応募書類を郵送したときは「これで大丈夫だろうか」「本当に届くの?」と心配になってしまいました。笑

たかが封筒と思うかもしれませんが、些細なミスでチャンスを逃すのはもったいないので、マナーをしっかりと守ることが大切です。

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